{"id":8169,"date":"2016-05-17T06:30:06","date_gmt":"2016-05-17T06:30:06","guid":{"rendered":"https:\/\/heliospectra.com\/blog\/mfn_news\/notice-to-attend-the-annual-general-meeting-of-heliospectra\/"},"modified":"2025-04-09T17:39:55","modified_gmt":"2025-04-09T17:39:55","slug":"notice-to-attend-the-annual-general-meeting-of-heliospectra","status":"publish","type":"mfn_news","link":"https:\/\/heliospectra.com\/nl\/blog\/mfn_nieuws\/notice-to-attend-the-annual-general-meeting-of-heliospectra\/","title":{"rendered":"Notice to attend the annual general meeting of Heliospectra"},"content":{"rendered":"
<\/p>\n

\n

The shareholders of Heliospectra AB (publ), company reg. no 556695-2205, are hereby given notice to attend the Annual General Meeting to be held on Tuesday, 14 June 2016 at 3 PM in the company’s offices at Frans Perssons Väg 6 in Gothenburg. Registration for the annual general meeting begins at 2 PM.<\/p>\n

\n

<\/strong><\/div>\n

Kennisgeving van intentie tot deelname<\/strong>
Elke aandeelhouder die wil deelnemen aan de Algemene Vergadering van Aandeelhouders moet:<\/p>\n

– be entered in the share register maintained by Euroclear Sweden AB (previously VPC AB) as per Wednesday, 8 June 2016; and<\/p>\n

– provide notice of intention to attend to the company not later than Wednesday, 8 June 2016 at 5 PM by letter to the following address: Heliospectra AB, “AGM 2016”, Box 5401, 402 29 Gothenburg, or by electronic notice via web links provided on the company’s website at www.heliospectra.com<\/a>.<\/p>\n

De kennisgeving moet de naam, het adres, het telefoonnummer, het persoonlijk identificatienummer of het registratienummer van het bedrijf en het aantal assistenten van de aandeelhouder bevatten.<\/p>\n

In order to be entitled to participate at the Annual General Meeting, shareholders who have caused their shares to be registered with a nominee must request that they be temporarily registered in their own name in the shareholders’ register maintained by Euroclear Sweden AB. The shareholder should provide notice to the nominee thereof in due time so that registration in the share register has taken place by Wednesday, 8 June 2016.<\/p>\n

Shareholders who wish to be represented by a proxy must issue a dated proxy form for the proxy. Proxy forms may be obtained through the company and are available on the company’s website, www.heliospectra.com<\/a>. The proxy should be submitted in original to the company at the above-stated address in due time prior to the meeting. Representatives of legal entities must include a copy of the current certificate of registration or other applicable document.<\/p>\n

Bedrijf<\/strong><\/p>\n

Voorstel voor de agenda<\/p>\n

1. Opening of the meeting;
2. Election of a chairman of the Annual General Meeting;
3. Preparation and approval of the voting register;
4. Election of one or two persons to attest the minutes;
5. Determination of whether the annual general meeting was duly convened;
6. Approval of the agenda;
7. Presentation by the President;
8. Presentation of the annual report and the auditor’s report;
9. Resolutions regarding:
   a) adoption of the income statement and balance sheet;
   b) allocation of the company’s profit or loss according to the adopted balance sheet;
   c) discharge from liability for the directors and the President;
10. Determination of the number of directors and alternate directors;
11. Determination of the fees payable to the directors and the auditors;
12. Election of the directors and chairperson of the board of directors;
13. Election of auditors and alternate auditors, or a registered accounting firm;
14. Resolution regarding guidelines for compensation to senior management;
15. Resolution regarding principles for the composition of the nominations committee and its work;
16. Resolution regarding authorization for the board of directors to resolve to carry out a new issue of shares and\/or warrants and\/or convertible notes;
17. Resolution regarding the adoption of an incentive program through the issuance of warrants to subsidiaries and approval of transfers;
18. Resolution authorizing the board of directors, or a party appointed by the board of directors in its stead, to effect any minor adjustments in resolutions adopted by the general meeting;
19. Other matters incumbent upon the general meeting according to the Swedish Companies Act or the articles of association;
20. Closing of the meeting.<\/p>\n

Voorstellen voor resoluties<\/strong><\/p>\n

2. Verkiezing van de voorzitter van de algemene vergadering<\/p>\n

The nominations committee, which prior to the present general meeting consisted of Staffan Gunnarsson (Weland), Oscar Ahlgren (Midroc), Åsa Knutsson (Industrifonden) and Jan Tufvesson (board of directors), proposes that Advokat<\/em> Eric Ehrencrona be appointed chairman of the general meeting.<\/p>\n

10. Bepaling van het aantal bestuurders en plaatsvervangende bestuurders<\/p>\n

The nominations committee proposes that there be four directors and one alternate director to serve during the period until the close of the next annual general meeting.<\/p>\n

11. Vaststelling van de aan de bestuurders en accountants verschuldigde vergoedingen<\/p>\n

Er wordt voorgesteld om de bestuurders voor de periode vanaf de huidige jaarlijkse algemene vergadering tot de volgende jaarlijkse algemene vergadering als volgt te vergoeden: vier keer de wettelijke basisprijs volgens de nationale wet op de openbare verzekeringen voor de voorzitter van de raad van bestuur en twee keer de wettelijke basisprijs voor elk van de andere door de jaarlijkse algemene vergadering gekozen bestuurders die geen werknemer van de onderneming zijn. Een plaatsvervangend bestuurder die lid wordt van de raad van bestuur ontvangt een vergoeding van SEK 1.500 per uur. Er is geen extra vergoeding verschuldigd aan bestuurders die commissiewerk verrichten.<\/p>\n

Daarnaast stelt het benoemingscomit\u00e9 voor dat de algemene vergadering beslist dat bestuurders de mogelijkheid krijgen om de vergoeding van de raad van bestuur via hun vennootschap te factureren, indien de fiscale omstandigheden geschikt zijn voor facturatie en op voorwaarde dat dit kostenneutraal is voor de vennootschap. In het geval dat een bestuurder de vergoeding voor de raad van bestuur factureert via zijn\/haar vennootschap, zal de vergoeding worden verhoogd met een bedrag dat overeenstemt met de loonheffingen voor werkgevers en de belasting op de toegevoegde waarde overeenkomstig de wet.<\/p>\n

Er wordt voorgesteld om de honoraria aan de accountants te betalen volgens de goedgekeurde factuur.<\/p>\n

12. Verkiezing van de bestuurders en voorzitter van de raad van bestuur<\/p>\n

It is proposed by the nominations committee that Andreas Gunnarsson, Göran Larsson, Anders Ludvigson and Martin Skoglund be re-elected directors for the period until the close of the next annual general meeting.<\/p>\n

Voorgesteld wordt om G\u00f6ran Linder te herkiezen als plaatsvervangend bestuurder voor de periode tot de sluiting van de volgende jaarlijkse algemene vergadering.<\/p>\n

It is proposed that Göran Larsson be newly elected as chairman of the board of directors to serve during the period until the close of the next annual general meeting.<\/p>\n

13. Verkiezing van accountants en plaatsvervangend accountants, of een geregistreerd accountantskantoor<\/p>\n

De nominatiecommissie stelt voor dat de algemene vergadering besluit om het geregistreerde accountantskantoor Frejs Revisorer AB te herverkiezen als accountant van de vennootschap voor de periode tot de volgende algemene vergadering. Frejs Revisorer AB heeft laten weten dat, indien het accountantskantoor wordt gekozen, Mikael Glimstedt zal blijven fungeren als commissaris.<\/p>\n

14. Besluiten over richtlijnen voor compensatie van hoger management<\/p>\n

Vergoeding van de raad van bestuur<\/em><\/p>\n

De vergoeding voor de raad van bestuur wordt bepaald door de jaarlijkse algemene vergadering op basis van voorstellen van het benoemingscomit\u00e9. De raad van bestuur heeft echter het recht om een individuele bestuurder opdracht te geven om adviesdiensten uit te voeren namens de onderneming. Bestuurders gekozen door de vergadering zullen in speciale gevallen vergoedingen ontvangen voor diensten binnen hun respectieve competentiegebieden, die geen bestuurswerk vormen. Met betrekking tot de diensten zal een marktconforme vergoeding verschuldigd zijn die moet worden goedgekeurd door de raad van bestuur.<\/p>\n

Compensatie voor hoger management<\/em><\/p>\n

\u201cSenior management van het bedrijf\u201d betekent de voorzitter en andere leden van het senior management. Het compensatiecomit\u00e9, dat bestaat uit de raad van bestuur, bereidt de kwestie voor van het opstellen van richtlijnen voor compensatie en andere arbeidsvoorwaarden voor het senior management en stelt deze voor aan de raad van bestuur.<\/p>\n

De raad van bestuur stelt de volgende richtlijnen voor voor het bepalen van salarissen en andere vergoedingen voor het senior management. Om ervoor te zorgen dat het bedrijf in staat is gekwalificeerde werknemers in het hoger management aan te trekken en te behouden, is het basisprincipe dat aan het hoger management arbeidsvoorwaarden en vergoedingen worden aangeboden die marktconform zijn.<\/p>\n

Salary and other benefits<\/em>: Compensation to senior management shall consist of a fixed salary and pension. The fixed salary is normally reassessed on the calendar year basis. Variable salary is not payable. In addition, senior management shall be entitled to customary non-monetary benefits such as company healthcare. Other benefits may be offered in individual cases.<\/p>\n

Pension<\/em>: Senior management shall be offered pension terms and conditions which include a defined plan for allocations with premiums based on the full base salary. The pension allocations are individual and shall be in relation to the basic salary.<\/p>\n

Notice of termination period and severance pay<\/em>: The notice of termination period shall not exceed one year when notice is given by the company, and shall not exceed six months when notice is given by the senior management employee. In addition, upon termination by the company, severance pay is payable in an amount corresponding to not more than six months’ salary.<\/p>\n

Incentive program<\/em>: Resolutions regarding stock-related and stock price-related incentive programs for senior management shall be adopted by the shareholders meeting.<\/p>\n

Compensation committee<\/em>: The compensation committee shall prepare matters regarding compensation principles, compensation, and other employment terms and conditions for senior management. The more specific principles for establishing salaries, pensions and other benefits are set forth in the salary policy for senior management adopted by the compensation committee.<\/p>\n

Deviations in individual cases<\/em>: In accordance with the principles set forth in Chapter 8, section 53 of the Swedish Companies Act, the board of directors shall be entitled to deviate from the guidelines where special cause exists in an individual case.<\/p>\n

Resoluties die zijn aangenomen volgens de bovenstaande bepalingen vereisen de steun van aandeelhouders die meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen vertegenwoordigen.<\/p>\n

15. Besluiten over de principes voor de samenstelling van de benoemingscommissie en haar werk<\/p>\n

The nominations committee proposes that the company have a nominations committee consisting of four members. Each of the company’s three largest shareholders in terms of votes, whereupon such shall include closely-associated persons as defined in Chapter 21, section 1 of the Swedish Companies Act as per 30 September 2016, shall each be entitled to appoint one member of the nominations committee. None of the three members who are appointed in this manner shall be a member of the board of directors. In addition, the nominations committee shall consist of one member of the board of directors appointed by the board of directors who shall also convene meetings of the nominations committee. The nominations committee shall appoint from amongst its members a chairperson who is not a director of the company. The term of office of the nominations committee shall be until a new nominations committee has been appointed.<\/p>\n

De benoemingscommissie voert de taken uit die worden beschreven in de Zweedse Corporate Governance Code.<\/p>\n

De benoemingscommissie bereidt ook voorstellen voor over de volgende zaken die ter besluitvorming worden voorgelegd aan de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders:<\/p>\n

(i) proposal for a chairperson of the meeting
(ii) proposal for board of directors
(iii) proposal for a chairperson of the board of directors
(iv) proposal for fees for the members of the board of directors and the chairperson
(v) proposal for compensation for committee work
(vi) proposal for auditors
(vii) proposal for fees for the company’s auditor; and
(viii) proposal for composition of the nominations committee<\/p>\n

The names of the members of the nominations committee, as well as the shareholders they represent, shall be published on the company’s website, www.heliospectra.com<\/a>, not later than six months prior to the next annual general meeting.<\/p>\n

In het geval dat een van de drie leden van de benoemingscommissie, benoemd door de drie grootste aandeelhouders in termen van stemmen, zijn\/haar functie neerlegt voor het einde van de termijn, zal de aandeelhouder die het terugtredende lid heeft benoemd, het recht hebben om een nieuw lid te benoemen. In het geval dat een van de drie grootste aandeelhouders in termen van stemmen al, en niet slechts een deel van, hun aandelen in de vennootschap verkopen voordat de benoemingscommissie haar taken heeft uitgevoerd, zal in plaats van deze aandeelhouder, de vierde grootste aandeelhouder in termen van stemmen een nieuw lid benoemen, enzovoort.<\/p>\n

De leden van de benoemingscommissie ontvangen geen vergoeding. Op verzoek van het benoemingscomit\u00e9 zal de vennootschap echter personeel ter beschikking stellen om het werk van het benoemingscomit\u00e9 te vergemakkelijken, zoals bijvoorbeeld een secretaris. Waar nodig zal de vennootschap ook alle andere redelijke kosten dragen die nodig zijn voor het werk van het benoemingscomit\u00e9.<\/p>\n

16. Besluit inzake machtiging van de raad van bestuur om te besluiten tot een nieuwe uitgifte van aandelen en\/of warrants en\/of converteerbare obligaties<\/p>\n

De raad van bestuur van de vennootschap stelt voor dat de algemene vergadering de raad van bestuur machtigt om, in een of meer gevallen tot de sluiting van de volgende jaarlijkse algemene vergadering, te besluiten tot nieuwe uitgiften van aandelen en\/of warrants en\/of converteerbare obligaties tegen betaling in contanten en\/of met bepalingen inzake inbreng anders dan in contanten of verrekening of anderszins onder voorwaarden en, in een dergelijke context, met de bevoegdheid om voorkeursrechten van aandeelhouders buiten toepassing te laten.<\/p>\n

Er kan worden ingeschreven op de aandelenuitgifte tegen een marktconforme prijs die wordt vastgesteld door de raad van bestuur in overleg met de financi\u00eble adviseurs van het bedrijf, rekening houdend met een eventuele korting bij uitgifte op de markt.<\/p>\n

The number of shares which may be issued and the number of shares which may be subscribed for pursuant to warrants for subscription of new shares and the number of shares to which convertible notes shall entitle the holder shall be a total of 12,000,000 new shares.<\/p>\n

Het doel van de machtiging en de redenen voor de eventuele buitentoepassingverklaring van het voorkeurrecht van de aandeelhouders is het mogelijk maken om, via de aandelenuitgifte, de activiteiten van de onderneming te financieren, evenals de commercialisering en ontwikkeling van de producten en markten van de onderneming en\/of de overname van bedrijven, ondernemingen of delen van ondernemingen en\/of een diversificatie van het aandeelhoudersbestand van de onderneming mogelijk te maken.<\/p>\n

De raad van bestuur, de voorzitter en elke andere door de raad van bestuur aangewezen persoon zijn gemachtigd om kleine aanpassingen en verduidelijkingen aan te brengen in de besluiten van de algemene vergadering die nodig kunnen blijken in verband met de registratie bij het Zweedse registratiebureau voor bedrijven.<\/p>\n

Besluiten die op grond van het bovenstaande worden genomen, moeten worden gesteund door aandeelhouders die ten minste twee derde van de uitgebrachte stemmen vertegenwoordigen, evenals de op de vergadering vertegenwoordigde aandelen.<\/p>\n

17. Resolutie met betrekking tot het aannemen van een stimuleringsprogramma door de uitgifte van warrants aan dochterondernemingen en goedkeuring van overdrachten<\/p>\n

De raad van bestuur stelt voor om niet meer dan 770.000 warrants uit te geven die de houders het recht geven om in te schrijven op maximum 770.000 aandelen van de vennootschap. Zonder gebruik te maken van de voorkooprechten van de aandeelhouders, zal het recht om in te schrijven enkel toekomen aan de 100% dochteronderneming, Heliospectra Personal AB, reg.nr. 556904-7243 (de \u2019Dochtermaatschappij\u201c). Na inschrijving heeft de Dochtervennootschap het recht en de plicht om, op instructie van de raad van bestuur van de vennootschap, de warrants over te dragen aan het senior management en ander personeel op sleutelposities van de vennootschap of haar dochtervennootschappen in overeenstemming met de hieronder vermelde bepalingen. De warrants worden uitgegeven zonder enige vergoeding betaald aan de Dochtervennootschap. De inschrijving op warrants zal rechtstreeks plaatsvinden in de notulen van de jaarlijkse algemene vergadering.<\/p>\n

Each warrant shall entitle the holder to subscribe, during the period 1 September 2018 up to and including 31 October 2018, for one new share in the company. The subscription price for one share upon the exercise of a warrant shall be SEK 14. Shares which are subscribed for upon exercise of the warrants shall entitle the holder to participate in dividends for the first time during the financial year in which the shares are subscribed for.<\/p>\n

Upon full subscription and exercise of all warrants, the company’s share capital will increase by SEK 77,000 broken down into 770,000 shares, corresponding to a dilution effect of approximately 3.97% of the number of shares and votes.<\/p>\n

De reden om het voorkeursrecht van aandeelhouders buiten beschouwing te laten is dat de raad van bestuur de langetermijnbelangen van de onderneming wil bevorderen door het senior management en andere sleutelfiguren de mogelijkheid te bieden deel te nemen aan een incentiveprogramma dat hen de mogelijkheid biedt deel te nemen aan de waardegroei van de onderneming. Dit zal naar verwachting de betrokkenheid van het senior management en sleutelfiguren bij de bedrijfsactiviteiten vergroten.<\/p>\n

Bovendien stelt de raad van bestuur voor dat de algemene vergadering beslist om de overdracht door de Dochtervennootschap van de bovenvermelde warrants aan het senior management en andere sleutelfiguren in de vennootschap en haar dochtervennootschappen goed te keuren, of om op een andere manier over de opties te beschikken om de verbintenissen van de vennootschap ten gevolge van het bovenvermelde warrants programma uit te voeren.<\/p>\n

De betaling voor de warrants in verband met de overdracht door de Dochtermaatschappij aan het senior management of sleutelfiguren zal plaatsvinden tegen marktvoorwaarden zoals vastgesteld na toepassing van het Black & Scholes optiewaarderingsmodel. Rekening houdend met het feit dat de warrants zullen worden overgedragen tegen een berekende marktprijs, wordt niet verwacht dat het aanmoedigingsprogramma andere kosten met zich zal meebrengen dan bepaalde kleine kosten voor de voorbereiding en administratie van het programma.<\/p>\n

Besluiten overeenkomstig het bovenstaande vereisen de steun van aandeelhouders die 9\/10 van zowel de uitgebrachte stemmen als de vertegenwoordigde aandelen op de algemene vergadering vertegenwoordigen.<\/p>\n

Aantal aandelen en stemmen<\/strong>
At the time of this notice, the total number of shares in the company amounts to 18,622,196. The total number of votes amounts to 18,622,196. The company holds no treasury shares.<\/p>\n

Informatie<\/strong>
Krachtens hoofdstuk 7, sectie 32 van de Zweedse vennootschapswet hebben aandeelhouders het recht om informatie te vragen over alle omstandigheden die van invloed zouden kunnen zijn op de beoordeling van een agendapunt en over alle omstandigheden die van invloed zouden kunnen zijn op de beoordeling van de financi\u00eble positie van de vennootschap. De raad van bestuur en de voorzitter dienen dergelijke informatie te verstrekken indien de raad van bestuur van mening is dat dit kan gebeuren zonder materi\u00eble schade voor het bedrijf. De informatieplicht geldt ook voor de relatie van het bedrijf met andere groepsmaatschappijen, de geconsolideerde jaarrekening en alle omstandigheden zoals hierboven vermeld met betrekking tot dochterondernemingen.<\/p>\n

Aandeelhouders hebben het recht om op de jaarlijkse algemene vergadering vragen te stellen aan de vennootschap over de zaken en voorstellen die op de jaarlijkse algemene vergadering aan de orde komen.<\/p>\n

Jaarverslag en andere documenten<\/strong>
Proposals for resolutions under items 2 and 10 – 17 will be made available to the shareholders at the company’s offices, as well as on the company’s website www.heliospectra.com<\/a> commencing on Tuesday, 17 May 2016. The annual report and auditor’s report for the 1 January 2015 – 31 December 2015 financial year will be made available to shareholders at the company’s offices as well as on the company’s website, commencing on Tuesday, 17 May 2016. All other documents that must be available pursuant to law will be sent to any shareholders who requests such from the company and provide their address. All documents will also be available at the Annual General Meeting.<\/p>\n

Gothenburg, May 2016<\/p>\n

<\/p>\n

Heliospectra AB (publ)<\/p>\n

De raad van bestuur<\/p>\n

<\/em><\/p>\n

De volgende documenten kunnen worden opgehaald uit beQuoted
Heliospectra Notice to annual general meeting.pdf<\/a><\/p>\n

<\/p>\n

THE ENGLISH VERSION OF THE SUMMON IS AN UNCERTIFIED TRANSLATION AND IN THE
EVENT OF ANY INCONSISTENCY BETWEEN THE ENGLISH SUMMON AND THE SWEDISH
SUMMON, THE SWEDISH VERSION SHALL PREVAIL.<\/p>\n

<\/em><\/p>\n

<\/div>\n
\n

Bijlagen<\/strong>
PDF<\/a><\/p>\n<\/div>\n